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Presenta un reclamo od un ricorso

Reclami

Il reclamo da parte di Clienti, per qualsiasi caso di insoddisfazione, deve essere presentato all'OdI a mezzo fax, e-mail o PEC all’attenzione del Responsabile dell’Organismo di Ispezione. Il Responsabile prende in carico il reclamo e dà un primo riscontro scritto al cliente entro 10 gg. dal ricevimento, con la quale si attesta la presa in carico del problema, lo analizza e ne definisce le responsabilità e modalità di gestione. Assicura inoltre la rintracciabilità di esso alla documentazione dell’OdI tramite registrazione su apposito modulo “Rapporto di non conformità” sul quale vengono riportati: i dati identificativi del reclamante, l'oggetto del reclamo, l'eventuale Verificazione Periodica e l'eventuale numero del Certificato di Ispezione a cui fa riferimento. Nella parte sottostante l'OdI completerà i campi relativi: all'analisi delle cause, alle azioni proposte ed ai tempi di attuazione, assegnando un numero identificativo al reclamo.

Se il problema è effettivamente imputabile all’OdI, ci si adopera per la risoluzione tempestiva del problema, dandone comunicazione alla parte interessata all’esito dell’attività; l’OdI si impegna a dare una risoluzione entro 30 gg. compatibilmente con specifiche situazioni che necessitino di approfondimenti ulteriori,

Reclami riguardanti macchine vendute al cliente da Prisma Industriale, ma non riconducibili all’attività dell’Organismo di Ispezione, devono essere trasmessi alle strutture commerciali di Prisma Industriale e non all’Organismo d’Ispezione.

Reclami da altre parti interessate (Organismi di Accreditamento e di Certificazione, Unioncamere, altri OdI, ecc…) sono gestiti con le medesime modalità dei reclami da clienti.

Ricorsi

Il Cliente ha la possibilità di fare ricorso.

Il ricorso può riguardare:

  • riferibilità delle misure per l'ispezione;
  • non rispetto dei requisiti cogenti applicabili;
  • misurando;
  • strumento e sue caratteristiche metrologiche;
  • errori umani;
  • altro.

Il Cliente che decide di fare ricorso dovrà inviare una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno o una mail mediante PEC (prismaindustriale@registerpec.it) all’attenzione del Responsabile dell’OdI entro e non oltre 60 giorni dalla data di esecuzione della verificazione periodica rispetto al quale si effettua il ricorso stesso. Tale lettera dovrà riportare i riferimenti del Cliente che effettua il ricorso e tutti i riferimenti che possano contribuire all’individuazione dell’oggetto rispetto a cui si effettua il ricorso, le motivazioni (ivi compresi eventuali allegati a sostegno).

Si precisa che la mancanza di uno o più degli elementi citati in precedenza costituisce motivo per non dare seguito al ricorso; in tali casi l’OdI di Prisma Industriale, invierà al mittente una comunicazione con le motivazioni della mancata presa in carico.

Il Responsabile dell’OdI ricevuto il ricorso:

  • conferma la ricezione del ricorso al cliente, dandogliene pronta comunicazione via PEC ed impegnandosi a mantenerlo aggiornato sullo stato di avanzamento del processo valutativo
  • assegna il procedimento ad una persona dell’Organismo di Ispezione non direttamente coinvolta nella Verifica oggetto del ricorso, avvalendosi anche di eventuale personale esterno competente.

Il Responsabile del procedimento prende in carico il ricorso, lo analizza e ne definisce le modalità di gestione. Al termine dell’analisi (effettuata entro 60 gg dalla data di ricezione del ricorso stesso, salvo casi particolari di cui è dimostrabile evidenza oggettiva) il Responsabile del Procedimento comunicherà al Responsabile dell’OdI le risultanze dell’analisi effettuata; sulla base di questa sarà redatta la risposta per il Cliente che ha presentato ricorso e trasmessa via PEC.

La rintracciabilità del ricorso è assicurata attraverso la registrazione su apposito modulo “Rapporto di non conformità” sul quale vengono riportati: i dati identificativi del Cliente che ha effettuato il ricorso, l'oggetto del ricorso e la Verificazione Periodica e il numero del Rapporto di Ispezione a cui fa riferimento. Nella parte sottostante l'OdI completerà i campi relativi: all'analisi delle cause, alle azioni proposte ed ai tempi di attuazione, assegnando un numero identificativo al ricorso.

Qualora il ricorso risulti fondato, le spese di gestione dello stesso sono a carico di Prisma Industriale, altrimenti eventuali costi vivi sostenuti, secondo quanto documentato e rendicontato, sono a carico del Cliente.